En todas las empresas se ha implantado una política de Protección de Datos para tratar con seguridad los datos personales de usuarios, clientes o proveedores. ¿Pero qué ocurre cuando una compañía apuesta por el teletrabajo y muchas de las actividades empresariales se realizan en situación de movilidad? Que el empresario tiene que reformular su política de Protección de Datos en las relaciones laborales y determinar las formas de acceso remoto permitidas, el tipo de dispositivos informáticos que el empleado va a utilizar desde casa y el nivel de acceso permitido a estos datos personales en función de los perfiles de movilidad. ¿Y qué puede hacer el empleado para asegurarse de cumplir todas las medidas relacionadas con el teletrabajo y la Protección de Datos? Muy sencillo:
Teletrabajo y Protección de Datos: consejos de la AEPD
Estas son las recomendaciones que la Agencia Española de Protección de Datos ha dirigido a los empleados que trabajan en situación de movilidad y deben efectuar el correcto tratamiento de los datos personales desde sus propios domicilios:
Respeta la política de protección de la información en situaciones de movilidad definida por tu empresa
Es lo básico.
Tu empresa debe proporcionar una guía de teletrabajo que recoja las distintas medidas de protección de datos y seguridad de la información en situaciones de movilidad.
Léela detenidamente y, si tienes alguna duda relacionada con tus obligaciones de confidencialidad para con los datos personales a los que tienes acceso en el desempeño de tus funciones laborales, no dudes en preguntarla.
Protege el dispositivo informático que utilices en movilidad (tu portátil, ordenador de mesa, smartphone, etc.)
Tanto si utilizas un dispositivo electrónico proporcionado por la empresa o tu ordenador personal, lo que está claro es que no puedes simultanear tu actividad profesional con la personal. ¿Qué quiere decir esto? Que si tu equipo es corporativo no puedes acceder a tus redes sociales, correo electrónico personal u otros dominios susceptibles de contener virus; y si tu equipo es personal debes emplear accesos diferentes para el trabajo y tus cuentas personales.
Además, debes hacer uso de contraseñas robustas para acceder a las cuentas corporativas, mantener tu sistema antivirus actualizado, no descargar ningún programa que no esté autorizado por tu compañía y no utiizar conexión a redes de WIFI abiertas que no sean seguras.
Por último, cuando termines tu jornada laboral en situación de movilidad tendrás que desconectar la sesión de acceso remoto y apagar/bloquear el acceso al dispositivo corporativo utilizado.
Asegúrate de garantizar la confidencialidad de la información que gestionas
Tanto si trabajas en tu propio domicilio como en un lugar público.
Por ejemplo, si trabajas con papel no puedes deshacerte de este material sin antes garantizar que lo estás destruyendo de manera segura y que nadie podría recuperar esta información de carácter personal. Lo mismo ocurre cuando hablamos por teléfono o realizamos videollamadas: más vale que nos retiremos a un lugar privado y utilicemos auriculares para que ningún tercero ajeno a la empresa pueda escuchar ninguna confidencialidad.
Guarda la información en los espacios de red habilitados por la empresa para tal fin
Es decir, no utilices programas o aplicaciones que no hayan sido previamente autorizadas por la empresa en su política de Protección de Datos. Programas como los servicios de alojamiento de archivos en la nube o correos electrónicos personales podrían ser muy nocivos para la protección de la información personal.
¿Sospechas que se ha producido una brecha de seguridad? Informa automáticamente a tu responsable
Si a pesar de haber seguido a pies juntillas las recomendaciones de Protección de Datos en situaciones de movilidad propuestas por tu empresa, detectas algún tipo de anomalía que pueda afectar a la seguridad de la información, debes informar a tu responsable con la mayor brevedad posible utilizando los canales de comunicación adecuados.