El departamento de Recursos Humanos es mucho más que gestionar nóminas o hacer reclutamiento. Es posible que más de una vez te hayan asaltado dudas sobre a quién o cómo debes dirigirte cuando tienes consultas que hacer en relación a tu empresa. Es incluso más probable que no sepas exactamente qué aspectos relevantes deberías consultar con el equipo de gestión de personas de tu empresa. Ya sea porque te acabas de incorporar recientemente a un puesto o porque ya llevas tiempo en el mismo pero te han surgido nuevas consultas y no sabes cómo ni a quién formularlas, aquí encontrarás unos cuantos temas a tratar y cómo contactar con el departamento de Recursos Humanos.
Cuestiones que puedes y debes tratar con Recursos Humanos
Independientemente de que estemos ante nuestro primer empleo o ya llevemos unos cuantos años de trayectoria profesional, es inevitable que nos surjan dudas respecto a diferentes aspectos y procedimientos del mundo de la empresa con los que no nos habíamos encontrado. A veces, el departamento de Recursos Humanos se torna en ese «ente olvidado» dentro del organigrama de las empresas pero lo cierto es que el equipo de personas que lo conforman pueden hacer mucho por ti como trabajador y debes aprovecharlo.
A continuación, encontrarás una serie de temas que deberías tratar con este departamento y que te serán de utilidad para mejorar tu estabilidad profesional y evitar posibles conflictos innecesarios a futuro porque no se ha dado una comunicación adecuada y eficiente.
Consultas y dudas sobre tu salario
Este suele ser un tema delicado de tratar, inclusive cuando vas a empezar en nuevo puesto de trabajo. Lo cierto es que es algo que debería quedar lo suficientemente claro desde el principio aunque hay ciertos aspectos coyunturales que puedan representar ciertas dudas para ti.
Para muchos, interpretar una nómina puede ser una tarea más que complicada, por lo que si tienes algo que aclarar respecto a las retenciones que se te aplican, pluses, el salario neto que percibes respecto a lo pactado con la empresa en primer lugar o simplemente te gustaría saber si existe la posibilidad de pedir un aumento para obtener un incremento salarial a futuro, el departamento de Recursos Humanos es el indicado para responder todas estas preguntas.
Aunque muchas cuestiones competen a un asesor laboral y no todas las empresas cuentan con el mismo de forma interna, el responsable de RRHH de tu empresa puede trasladar todas tus dudas y mantenerte informado en todo momento.
Recordar o preguntar por beneficios sociales de la empresa
Los beneficios sociales son soluciones y servicios especiales con condiciones ventajosas que ofrecen las empresas a sus empleados, más allá del salario. Y es que, el salario emocional es cada vez más valorado por los trabajadores. Si tu empresa dispone de este paquete retributivo extra añadido al salario monetario debería habértelo comunicado. No obstante, en función del tiempo que lleves en la misma, es posible que estén especulando o testando diferentes formas retributivas para los trabajadores. Por tanto, prospectar sobre este tema no viene mal.
Ligado al tema de pedir un aumento que señalaba en el apartado anterior, esta también puede ser otra forma de percibir un incremento en tu salario en especie. También es probable que en su momento te lo comunicaran pero negociasteis una subida salarial en detrimento de aplicar este paquete. Si actualmente tu situación ha cambiado y deseas atenerte al mismo, conviene que lo plantees cuanto antes para ver qué soluciones se pueden aplicar en tu caso.
¡Cuidado! No confundir beneficios sociales con política retributiva flexible ,que puede representar un beneficio para el trabajador en términos fiscales pero destinando parte de su sueldo (previamente acordado con la empresa) en productos (ticket transporte, restaurante…).
Gracias a esto, tu retribución como trabajador aumentaría sin que crezcan los costes de la empresa. Si ya estás al día de los beneficios que puede suponer para ti el sumarte a la retribución flexible, este es otro tema de interés a tratar con recursos humanos para negociar qué productos vas a escoger y qué retención deseas que se te aplique. Si tu empresa no cuenta con este tipo de «mejoras» para sus trabajadores ¿por qué no comunicarlo también y ser el abanderado de nuevos sistemas retributivos que beneficien al conjunto de los trabajadores a futuro?
Averiguar si tu empresa cuenta con el programa 401 (Plan de Pensiones)
Puede que en este momento no consideres un plan de pensiones como algo de lo que preocuparte, especialmente si eres joven. Mi recomendación es que no desatiendas este aspecto, especialmente si tienes 30 años o más. Lo cierto es que actualmente es complicado vaticinar el futuro de las pensiones de nuestro país, por lo que contar con un «plan B» por si las cosas se tuercen no es una mala idea…
Consulta al menos si tu empresa cuanta con este programa entre sus beneficios e incentivos laborales . Si te acabas de decantar por implementarlo o ya lo tienes, conviene preguntar al departamento si se ingresará parte de salario directamente a tu cuenta de pensiones para que puedas monitorear el estado de ese dinero.
Comunicar cambios en tu situación fiscal
Si ha habido cambios recientes en tu situación personal (nacimiento de un hijo, personas dependientes a cargo…) debes ser consciente de que esto afecta tu situación fiscal de cara a Hacienda y también al cálculo de la retención de IRPF sobre tus rendimientos de trabajo. Por ello, para que la empresa conozca cualquier cambio en nuestras circunstancias personales debemos utilizar un formulario que facilita la Agencia Tributaria a todos los contribuyentes: el Modelo 145. Si cambia algo antes de que arranque un nuevo año, debes complementarlo y entregarlo a recursos humanos para que la empresa pueda calcular la retención al IRPF de tu nómina durante todo el siguiente ejercicio.
¿Y en qué te beneficia todo esto? Puede suponer una disminución de lo que te puede tocar pagar en la declaración y además, si la empresa te aplica reducciones en la retención por circunstancias personales, podría incrementar tu salario neto.
Flexibilización de horarios y otros beneficios adicionales
La situación de las empresas y de las personas que trabajan en ellas están en cambio constante. Por ello, aunque lleves un tiempo trabajando en la misma empresa, es pertinente preguntar por otros beneficios adicionales que pueden mejorar tu situación en el puesto. Estos beneficios suelen estar muy alineados con la cultura o valores de la empresa. Por ello, la persona que se encargue de Gestión del Personal puede ayudarte a resolver ciertas dudas como:
- Posibilidad de flexibilizar el horario actual o hacer cambios (pasar a horario partido si se está a intensivo o viceversa, horarios de entrada y salida flexible…).
- ¿Se plantea o planteará un horario distinto para invierno y verano?
- ¿La empresa cuenta con guardería para los hijos de los empleados? ¿Puedo traer a mi hijo a la empresa en una situación puntual?
- ¿Cuántos días de asuntos personales tengo?
- ¿Puedo solicitar vacaciones por adelantado si aún no las he generado?
- ¿Existe la posibilidad del teletrabajo algunos días a la semana?
Preguntas sobre formación continua
Seguramente quieras seguir mejorando en tu puesto de trabajo y desarrollar tu carrera profesional de la mejor forma posible. En ese caso, debes preguntar cuál es el plan de desarrollo formativo que se aplica en la empresa.
¿Existe una figura dentro del departamento de Recursos Humanos que se encargue específicamente de la formación de los empleados? ¿La formación es bonificada? ¿Se realiza dentro o fuera de la jornada laboral? ¿Los cursos que se gestionen dentro de la empresa son voluntarios u obligatorios? ¿Esta formación la decide en exclusiva la empresa?
No está de más preguntar a tu empresa si estaría dispuesta a cubrir una acción formativa de tu interés que esté alineada con la compañía: un curso superior, máster o la asistencia a un congreso por ejemplo.
Recursos Humanos puede darte información detallada sobre todos aspectos e incluso orientarte acerca de su oferta formativa por si hay otros aspectos de mejora que no se te habían pasado por la cabeza. Por ejemplo, muchas empresas ofrecen a sus empleados la posibilidad de hacer cursos de idiomas a través de la compañía para mejorar sus competencias en este aspecto, aún cuando en sus funciones diarias no sea algo imprescindible.
Además, mostrando interés en los aspectos formativos, estás creando una oportunidad de promoción interna dentro de la organización muy interesante.
Comunicar posibles fallos en cuanto a Prevención de Riesgos Laborales
La Prevención de Riesgos Laborales no se reduce a ese conjunto de documentos que te entregan cuando entras a formar parte de una empresa. De hecho, como trabajador no deberías limitarte a ser un seguidor de normas, procedimientos e instrucciones, sino un auténtico gestor del cambio.
Independientemente de tu puesto, si has detectado algún fallo o vacío en la documentación de PRL u observas aspectos de mejora para la salud y reducción del riesgo de los trabajadores en su desempeño profesional es importantísimo que lo comuniques de inmediato al departamento de Recursos Humanos para que tomen las medidas necesarias.
Comunicar ausencias y bajas por incapacidad temporal
Este tema suele ser el que más dudas suscita a muchos empleados, sobre todo en cuanto a procedimiento y documentos a presentar. ¿Estás enfermo y no puedes ir a trabajar? En este caso, puedes solicitar un parte de baja por incapacidad temporal que realizará tu médico de cabecera.
Este parte debes entregarlo a la empresa, dirigiéndote al departamento de Recursos Humanos dentro de los siguientes tres días hábiles. Esto es para que puedan hacer las comunicaciones y acciones pertinentes a la Seguridad Social, seguros sociales…para el parte de alta el tiempo se reduce considerablemente, ya que es pertinente entregarlo en las 24 horas siguientes.
Existen otras muchas cuestiones y tipos de baja más allá de la producida por una enfermedad común, como puede ser la baja por maternidad. Sea cual sea tu situación, si tienes dudas debes comunicarlas al departamento de Recursos Humanos para que te expliquen el procedimiento pertinente según tu caso.
Por otra parte, si por motivos de consulta rutinaria debes ausentarte unas horas de tu puesto de trabajo, es conveniente que contactes con recursos humanos para saber si deberás o no recuperar ese tiempo de tu jornada.
Si vas a dimitir…
Si llevas tiempo pensando en dejar la empresa y ya has tomado una decisión inamovible al respecto, lo ideal es que tu salida sea lo más limpia y agradable posible para ambas partes. Por ello, lo ideal es comunicarlo de manera formal en primer lugar a través de una carta de renuncia.
Mi recomendación particular es que esta carta se escriba de forma sencilla y clara. Esta carta no tiene como fin agradecer la oportunidad o el tiempo de permanencia en la empresa. Para ello ya están otros canales como el email donde adjuntes la carta o el momento en el que vayas a presentarla al despacho o persona pertinente.
Una vez enviada la comunicación, lo habitual es que alguien del departamento de Recursos Humanos te cite para tener una entrevista de salida con el fin de prospectar los motivos que te han llevado a tomar esa decisión. Recuerda hablar siempre desde la honestidad y el respeto; nunca se sabe cuándo podrás necesitar algo de la organización tras dejarla.
En definitiva, nunca tengas miedo de preguntar o pedir que te recuerden información. El equipo del departamento de personas está más que preocupado por el bienestar de sus trabajadores y siempre agradecerán una visita haciendo preguntas que la ausencias total de comunicación…
La mejor forma de dirigirse al departamento de Recursos Humanos de tu empresa
Lo cierto es que no existe una forma estandarizada de dirigirse a este departamento en sí. Cada empresa tiene su propia idiosincrasia, por lo tanto, lo fundamental es ceñirse a la cultura y modelo de la empresa para contactar. Desde las más serias que solo aceptan comunicaciones por email, a las más flexibles que utilizan otros medios muchos más informales, como redes sociales internas, skype, whatssapp…
Sea cual sea el caso, utiliza el medio estándar de la empresa para establecer el primer contacto con el departamento. Lo habitual es que una vez hecho esto, se dirijan a ti para indicarte cómo debes remitir tu consulta o concreten contigo un momento durante la jornada para hablar directamente con ellos.
5 pasos para redactar el email perfecto a Recursos Humanos
De forma protocolaria, podríamos decir que la mejor forma para dirigirse al departamento de Recursos Humanos es a través del email. A continuación, algunos tips que se te pueden haber pasado por alto para que tu comunicación sea un éxito y recibas toda la información que necesitas en el menor tiempo posible:
1-Identifica al equipo de RRHH de tu empresa y las funciones de cada miembro
Para que tu consulta o propuesta tenga el mayor impacto posible, el primer paso es que conozcas de primera mano quiénes conforman exactamente el departamento de Recursos Humanos de la empresa.
Puede que haya varias personas y cada una tenga su cometido en la empresa (jefe de recursos humanos, encargado de selección, formación, acogidas, gestión, nóminas…). Ten en cuenta que el mundo de los Recursos Humanos es muy amplio y lo habitual es que la persona que desempeñe una función concreta, lo hace porque está especializada en ese ámbito así que será la más indicada para atenderte llegado el caso.
Si por el contrario, la empresa a la que perteneces es pequeña o tuviera el departamento o algunas funciones dentro del área de Recursos Humanos externalizada, debes localizar a la persona que suela realizar esas funciones de «representación», para que traslade tus dudas y te proporcione el feedback adecuado según las informaciones que reciba. Normalmente, en pymes esta figura intermediraria suele recaer en el administrativo o financiero de la empresa, por si te sirve de ayuda.
2-Procura dirigirte a cada miembro de Recursos Humanos en función del tema que vayas a hablar en concreto
En relación a lo anterior, es importante que personalices lo máximo posible el mensaje y hacia quién lo diriges. Nunca empieces un buen email de trabajo poniendo «Estimado señor/señora». Da la impresión de que ni siquiera te molestas en conocer los nombres de las personas que forman parte de la organización. Pregunta a algún compañero si temes meter la pata y siempre encabeza el mensaje saludando e interpelando a la persona en cuestión.
Lo habitual es que cada miembro del departamento tenga su propia dirección de email, pero si no fuera así, seguramente exista una genérica del tipo «rrhh@…» que consultaran todos los miembros del equipo, así que dirígete a esa.
3- Asunto claro y conciso
No dejes jamás el asunto en blanco. Tiene altas posibilidades de acabar en la carpeta de ‘spam’ o en la papelera de reciclaje. Y lo más importante: haz que sea específico y conciso sobre lo que quieres plantear. Imagina el asunto del correo como el titular de una noticia. algunos ejemplos:
Deseo conocer las oportunidades formativas de la empresa: para consultas en el ámbito formativo
Cambios en mi situación para la retención IRPF
Dudas sobre la nómina del último mes
Consulta vacaciones pendientes de disfrutar
4-Redacta tu consulta por escrito
Tras redactar adecuadamente el asunto del mensaje y el saludo inicial, toca desarrollar el tema por el que contactar con Recursos Humanos. Puede que sean varios y de diversa índole, por lo que te sugiero para garantizar una respuesta rápida que te centres en aquello que más te preocupa.
Siempre puedes destinar el párrafo final para dejar abierta tu consulta a otras situaciones:
Finalmente, aprovecho este correo para indicar que también desearía resolver ciertas dudas respecto a…
Una vez el departamento identifique tu duda, te podrá citar para tener una charla personal que podrás aprovechar para atender algún asunto más de tu interés. Sin embargo, no avasalles a preguntas. Si tienes muchas consultas relacionadas con temas distintos, puede ser mejor gestionarlas en el tiempo por orden de prioridad y dedicar un email a cada tema concreto.
Por último, recuerda ser breve, hacer un cierre educado y adecuado y mostrar tu predisposición y disponibilidad para hablar con la persona responsable en persona.
5- No olvides adjuntar los archivos precisos
Hay ciertos casos en los que es imprescindible adjuntar algún archivo que acompañe al cuerpo del mensaje, como puede ser el caso de la carta de renuncia, el parte de baja o una nómina que puede presentar algún error. No pases por alto añadirlos al resto del email para que así, la persona que se encargue de procesar tu petición pueda hacerlo de la forma más adecuada y en el menor tiempo posible.
