Es frecuente que en las empresas se concentre un número grande de procesos de selección para puestos muy variados en un lapso de tiempo relativamente corto, ya sea por la estacionalidad de la producción, por las necesidades sobrevenidas por el crecimiento de la misma o por su reestructuración. Esta situación, conocida como pico de reclutamiento, puede ser muy estresante para el equipo de Recursos Humanos encargado de estos procesos, que puede acabar colapsado. Es necesario, por tanto, elaborar una buena estrategia para gestionar un pico de reclutamiento y afrontar estas situaciones.
Estrategia para superar con éxito un pico de reclutamiento
Lo primero que hay que asumir es que los picos de reclutamiento no se solucionan improvisando en el momento en que llegan, sino que la preparación previa a ellas es la base de la estrategia de selección y debe comenzar con bastante antelación. Resulta práctico analizar cómo gestionar los picos de reclutamiento dividiendo el proceso en sus tres etapas esenciales:
ANTES de que llegue el pico de reclutamiento
Basándose en lo sucedido en ocasiones anteriores, se puede detectar de antemano cuándo se va a producir ese pico, ya sea por estacionalidad o por la evolución de la empresa. De esta forma, podemos empezar a prepararlo todo para que cuando llegue las tareas a realizar sean menores. Para ello:
- Prepara concienzudamente todos los perfiles profesionales que se prevé que se puedan necesitar para cada vacante o nuevo puesto, incluyendo las mejores estrategias que se deberán utilizar para captar al tipo de profesional que se necesita.
- Redacta las plantillas para las distintas ofertas de empleo según el perfil que necesites, para no empezar de cero cuando lleguen los picos.
- Prepara plantillas para automatizar los correos genéricos de las primeras fases de los procesos de selección, aunque si el candidato continúa con el proceso la comunicación deberá ser más personalizada.
- Prepara las preguntas que se consideren imprescindibles para realizar las entrevistas a los candidatos.
- Planifica y busca nuevos tipos de reclutamiento y selección de personal, según cada perfil que se vaya a necesitar.
MIENTRAS se produce el pico de reclutamiento
Cuando llega este momento no es bueno improvisar las tareas y decisiones. Es mejor aprovechar todo el trabajo que se ha hecho previamente, para ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, concentrándose el equipo en las actividades clave para llevar a cabo con éxito los procesos de selección. Por eso es tan importante priorizar lo que es urgente, y decidir lo que se puede dejar para más adelante.
Lograrás otra ventaja en tiempo y coordinación si centralizas tareas como la recepción de los currículum, para lo que puede ser interesante utilizar los Applicant Tracking Systems, que son sistemas de seguimiento de los solicitantes a través de un software que permite la gestión digitalizada de todas las necesidades de contratación.
También se debe coordinar el trabajo en equipo. Puedes utilizar herramientas como Doodle, que es un calendario en línea para administrar el tiempo y coordinar las reuniones.
Si prevés que el proceso puede durar más de lo calculado inicialmente, para no perder a los mejores candidatos deberás preparar un correo informando de ello o una llamada telefónica, para mantener el interés de los candidatos.
También se puede contar con empresas para externalizar los procesos de selección, y así aprovechar mejor los recursos de la empresa.
DESPUÉS del pico de reclutamiento
Cuando todos estos procesos que se han acumulado en el tiempo han finalizado y los nuevos empleados se han incorporado, es el momento de revisar lo hecho y sacar las conclusiones oportunas, además de extraer los datos más relevantes. Por ejemplo, el dato de la media de días que se han necesitado para cada proceso y los canales que más candidatos han conseguido aportar.
De esta forma, la calidad del trabajo mejorará y se podrá hacer frente a estos picos de reclutamiento con más facilidad.