¿Alguna vez te ha ocurrido que un email de trabajo que has enviado se ha malinterpretado? ¿O han tenido que preguntarte, después de enviar el correo electrónico, algún detalle que no quedaba claro? O quizá es posible que en alguna ocasión hayas sido tu el receptor de un email de este tipo: mal redactado, con poca información o con errores de estructura y contenido. Aunque no lo creas, enviar un buen email de trabajo puede marcar su eficacia e incluso el transcurso de tu jornada laboral, además de influir directamente en tu credibilidad e imagen profesional. Es por ello que siempre deberás tener en cuenta los siguientes consejos para conseguir los mejores resultados al enviar correos electrónicos en el trabajo.
¿Cómo debe ser el email de trabajo perfecto?
El día a día en la oficina o en cualquier otro puesto de trabajo puede hacer que no prestemos la suficiente atención a los correos electrónicos que enviamos. Es comprensible, pero es posible evitar la mala imagen y los problemas que pueden ocasionar un mal email, tan solo teniendo en cuenta las siguientes cuestiones:
1. Escoge bien el asunto
De este punto dependerá que lean antes o más tarde tu email. Por eso, tiene que ser conciso y explicar de manera clara cual es el motivo del email, evitando recurrir a fórmulas como «Hola» o «Pregunta».
2. Saluda de manera atemporal
Al inicio del email, muchas personas tienden a saludar en función del momento del día en el que se encuentren. Por ejemplo «Buenos días» o «Buenas tardes». Pero esto es un error, porque es muy frecuente que nuestros correos electrónicos sean leídos horas después de ser enviados, incluso al día siguiente. Opta por decir, mejor, «Hola, [nombre del destinatario]» o, si se trata de un contexto muy formal: «Estimado [nombre del destinatario]».
3. Utiliza una fuente fácil de leer y no abuses de las mayúsculas
Lo más probable es que el tipo de letra que utilices en tu correo electrónico del trabajo venga definido por la identidad corporativa de la empresa. Pero, si no es así, ten en cuenta, al elegir una fuente, que esta tiene que ser clara y leerse sin esfuerzo. Asimismo, evita cometer el error de escribir todo el correo en mayúsculas: resulta bastante molesto para quien lo lee.
4. Si tienes mucho que decir, mejor elige otra vía
Si ves que, mientras redactas el email, este se alarga demasiado, quizá sea preferible que optes por otra forma de comunicarle a la otra persona lo que le tienes que decir. El motivo es que los emails muy largos raramente se leen hasta el final, y mucho más teniendo en cuenta que la otra persona puede estar muy ocupada. En esos casos, puedes proponer en el email la celebración de una reunión para tratar el tema más extensamente.
5. Sé concreto
En el caso de que sí decidas enviar el email con todo el contenido, trata de ser siempre concreto y aportar la información necesaria. Ni más, ni menos.
6. Encuentra el tono adecuado
Ni informal ni enfadado: el tono de la redacción también es importante, por eso tienes que comprobar que el correo no resulte demasiado informal (con frases coloquiales o con emoticonos) ni tampoco excesivamente serio o incluso enfadado.
7. Revisa la ortografía
Al terminar, no olvides comprobar que el email no contiene ningún error ortográfico o gramatical, pues esto daría muy mala imagen.
8. Mejor firmado
Incluye siempre tu nombre o tu firma al final del email, aunque la otra persona sepa de sobra quién eres. También es importante que desactives la opción que indica desde donde envías el mensaje («Enviado desde mi iPhone», «Enviado desde mi Huawei»).