Las reuniones de trabajo no suelen tener mucha aceptación entre los empleados, y los motivos son varios. Normalmente, se entienden como una distracción, un momento en que el trabajador es ‘separado’ de sus tareas. Pero esto puede cambiar. Es posible que el equipo perciba una reunión como una oportunidad de aprendizaje, de puesta en común de ideas e, incluso, como un momento ameno que les permite tomarse un respiro y desconectar de la rutina laboral para volver con las pilas aún más cargadas. ¿Quieres saber cómo lograr esto? Te damos las claves para organizar una reunión de trabajo que todo tu equipo querrá repetir.
¿Cómo organizar una buena reunión de trabajo?
Lo más importante a la hora de organizar una reunión para que esta sea efectiva y eficiente es la planificación. Puedes utilizar alguna de las muchas aplicaciones que mejorarán tu productividad laboral. Marca una fecha y hora concretas y avisa a los asistentes con tiempo suficiente y de manera formal. Deberás solicitarles una respuesta sobre su asistencia.
A la hora de iniciar la reunión, trata de ser puntual y de exigir la misma puntualidad a los demás. No es extraño que se antepongan otras tareas más urgentes al hecho de llegar a tiempo a una reunión. Pero esto debe evitarse siempre que sea posible, así no se potenciará esa sensación de pérdida de tiempo en el resto de participantes. Recuerda que debes aprender a delegar tu trabajo si la situación lo requiere.
Como organizador de la reunión, deberás ser el responsable de marcar el ritmo. Entre otras cosas, tendrás que evitar los monólogos (que una sola persona se extienda demasiado en sus explicaciones), invitar a todos los asistentes a participar mediante un software o app de gestión de salas de reuniones y dirigir el foco de la reunión de un tema a otro según lo planificado.
No olvides aportar un poco de humor (o simplemente, buen humor) a la reunión. Las habilidades blandas son fundamentales para que todos perciban la cita como algo agradable. No se trata de no tomarse en serio las cuestiones que se aborden, sino de no convertir la reunión en un proceso tedioso.
Con el mismo objetivo, se deberán evitar los enfrentamientos bajo cualquier circunstancia. Las reuniones sirven para consensuar, no para separar. Así, no deberías permitir la formación de ‘bandos’, y para ello puedes actuar de mediador. Encontrar soluciones intermedias será la clave.
A lo largo del tiempo que dure la reunión, recuerda tomar notas de los temas tratados y las opiniones o puntos de vista más importantes. Serán muy útiles más adelante.
Ideas para organizar reuniones de trabajo de lo más efectivas
Tras darte las 6 claves para que tu reunión de trabajo sea todo un éxito, pasamos a comentar algunas ideas que pueden servirte para mejorar todavía más el resultado.
Escoge bien a los asistentes y avísales con antelación. Solo deberán acudir a la reunión aquellas personas que puedan aportar valor o que, por su puesto, tengan que estar al tanto de los temas tratados. Y no hay que sorprenderles: recuerda que tienen su propia agenda y deben poder organizarse.
Es buena idea también crear una agenda de contenidos y compartirla previamente con todos los invitados. Así, se podrán preparar sus argumentaciones. En la misma línea, después de la reunión se les puede enviar un documento con el resumen, las conclusiones y el análisis de la reunión.
Por último, antes de abandonar la sala en la que se celebre la reunión, deja un tiempo razonable para comentarios. Y, muy importante, da las gracias a todos por su asistencia.