Estamos acostumbrados a utilizar el correo electrónico para comunicarnos con nuestros amigos y familiares o para estar al día de las últimas novedades respecto a los temas que más nos interesan. En esos contextos, no importa demasiado si cometemos algún error en la redacción de nuestros emails, si nos equivocamos en algún punto del texto o si olvidamos incluir algo importante. Pero si hablamos del email del trabajo, la cuestión se vuelve mucho más complicada. Todas las pautas para contestar correctamente a un email de trabajo, a continuación.
Cómo responder a un correo electrónico formalmente
Muchas veces no nos damos cuenta, pero solemos invertir una gran parte de nuestro horario laborar en responder y enviar emails de trabajo. Es por ello que conocer los consejos más útiles para que esos correos que redactemos sean 100 % efectivos y no contengan fallos o errores de ningún tipo es muy importante. Estas son las claves que deberás tener en cuenta:
1. Piensa bien cuál es el asunto del mensaje
El asunto es lo primero que verá tu interlocutor de tu mensaje, además de tu nombre. Por ello, que lo lea antes o más tarde o con mayor o menor atención dependerá en gran medida de las palabras que escojas para redactar el asunto del mensaje (tan importante como saber qué escribir en el asunto de un email con el CV). Trata de elegirlas bien, y sobre todo no te extiendas demasiado. El asunto debe ser un resumen del contenido de tan solo 3 o 6 palabras. Y, si puedes contar de qué va tu email con tan solo una palabra, mucho mejor.
2. Realiza un saludo atemporal y adaptado al receptor
Ten en cuenta que, aunque tú respondas un email por la mañana, tu interlocutor o interlocutores puede que lo lean por la tarde. Por lo tanto, evita saludos como ‘Buenos días’ o ‘Buenas tardes’ y sustitúyelos por un simple ‘Hola’ seguido del nombre o incluso ‘Estimado’ más el nombre si la relación es verdaderamente formal. De esta forma, el correo electrónico será mucho más personalizado.
3. Sintetiza al máximo el contenido
Es muy probable que tu respuesta sea leída con prisas si el receptor está demasiado ocupado, o que incluso la vea a través del teléfono móvil. Por esta razón, un email nunca debe ser demasiado largo, por muchas explicaciones que quieras dar. De lo contrario, lo más probable es que el contenido no sea leído en su totalidad.
Habitualmente, se aconseja que el cuerpo de un mensaje de correo electrónico no supere nunca los tres párrafos de extensión. Si consideras que el tema requiere una explicación más detallada, puedes ofrecerte para celebrar una reunión o proponer que te llamen por teléfono para conocer todos los detalles.
4. No olvides despedirte
A veces, por las prisas o por la confianza que podemos tener con los destinatarios, olvidamos despedirnos al final del email. Se trata de un error, pues puede percibirse como cierre abrupto o poco profesional. Las formas de despedirte son muchas, y las puedes usar aunque sepas que tu interlocutor aún tiene que volver a responderte. Por ejemplo: ‘Un saludo’, ‘Qué pases un buen día’ o ‘Espero tu respuesta’.
5. La importancia de la firma
Incluir tu firma de forma automática al final de cada email es una funcionalidad que la mayoría de servidores de correo permiten implementar y que te permitirá mostrar una imagen mucho más seria y profesional. Además, te evitará tener que presentarte cada vez que envías un email a alguien por primera vez.
6. Antes de darle a ‘enviar’, revisa tu mensaje
Por último, pero no por ello menos importante, lee varias veces tu texto antes de enviarlo para comprobar que no hay faltas de ortografía o gramática. También es importante que utilices un tipo de letra fácil de leer, que no uses emoticonos y que evites escribir el texto en mayúsculas, pues resulta muy incómodo visualmente hablando.