Un auxiliar administrativo es aquel profesional responsable de llevar a cabo tareas administrativas y de apoyo en una empresa u organización. Estas tareas pueden incluir la gestión de correo electrónico y correo postal, la programación de citas y reuniones, la preparación de documentos y la gestión de archivos. En este artículo veremos cuáles son las principales tareas de un auxiliar administrativo, qué debes estudiar si quieres trabajar de ello así como qué incluir en tu currículum ¡Veámoslo!
La profesión de auxiliar administrativo es crucial dentro de cualquier empresa, ya que ayuda a mantener la organización funcionando de manera eficiente y organizada.
Estos profesionales son responsables de asegurar que los documentos y la información importante estén seguros y accesibles, y que los procesos administrativos se lleven a cabo de manera oportuna y precisa.
Además, ayudan a mejorar la eficiencia en la toma de decisiones y la comunicación entre los empleados y los clientes, lo que contribuye a la productividad y al éxito de la empresa.
También pueden ser responsables de la gestión de inventario, la facturación y la contabilidad.
Funciones principales de un auxiliar administrativo
Como hemos visto, un auxiliar administrativo realiza tareas de todo tipo, en relación con la administración, contabilidad y organización. Entre las principales funciones de un auxiliar administrativo podemos encontrar:
- Gestión de correspondencia: Recibir, clasificar y distribuir el correo electrónico y el correo postal, y responder a las preguntas o solicitudes de información.
- Organización de citas y reuniones: Reservar salas de reuniones y programar citas con clientes, proveedores y otros miembros del personal.
- Preparación de documentos: Crear, editar y revisar documentos importantes, como contratos, informes y presentaciones.
- Gestión de archivos: Organizar, almacenar y gestionar los archivos de la empresa, incluyendo documentos y registros relevantes.
- Gestión de inventario: Llevar un registro de los suministros y equipos de la empresa, y asegurar que se reordenan a tiempo.
- Facturación y contabilidad: Ayudar a preparar y enviar facturas, y llevar un registro de las transacciones financieras de la empresa.
- Comunicación y relaciones con los clientes: Ayudar a responder a las preguntas o inquietudes de los clientes, y mantener una buena relación con ellos.
- Ayudar en la planificación de las actividades de la empresa, y en la toma de decisiones.
El trabajo del auxiliar administrativo es fundamental en una empresa que necesita de apoyo en su organización, así como en áreas contables o administrativas para realizar sus tareas del día a día. Cuando la empresa es grande, suele haber varios auxiliares administrativos cooperando en la consecución de los objetivos; sin embargo, en negocios más reducidos este perfil suele estar más reducido.
Estudios necesarios para trabajar como auxiliar administrativo
Para trabajar como auxiliar administrativo, generalmente se requiere una educación de nivel medio técnico o técnico superior en administración, contabilidad, informática, secretariado o un campo relacionado. También es posible obtener un certificado o diploma en un curso específico de auxiliar administrativo no universitario o fuera del sistema de Formación Profesional.
Cada empresa u organización es un mundo y tiene sus propios requisitos de educación y experiencia, por lo que es importante investigar y cumplir con estos requisitos al aplicar para un empleo como auxiliar administrativo. Nota apuntar que para optar a un puesto de este tipo es relevante tener habilidades en informática, comunicación escrita y oral, organización, y habilidades de atención al cliente, así como las llamadas soft skills, habilidades para trabajar en equipo, adaptabilidad, y capacidad para realizar varias tareas a la vez.
Además de los criterios anteriores, un buen nivel de idiomas como inglés, francés, o alemán con un título oficial (B1) también es un aspecto que se valora muy positivamente a la hora de seleccionar candidatos.
¿Qué debe contener el currículum de un auxiliar administrativo?
Si quieres saber qué incluir en tu currículum para postularse a ofertas de auxiliar administrativo te recomendamos tener:
- Estudios relacionados con Derecho, ADE, economía, finanzas, contabilidad o recursos humanos, así como todos aquellos cursos técnicos especializados en esta área.
- Conocimientos relacionados con herramientas de ofimática, equipos tecnológicos y otras tecnologías de la información.
- Conocimientos de idiomas con certificados oficiales (B1)
- Experiencia laboral: Nombre de la empresa, puesto ocupado, fechas de empleo, tareas y responsabilidades. Es importante incluir experiencia previa en tareas administrativas o de apoyo. Si carecemos de la experiencia necesaria, podemos mostrar todas nuestras habilidades a través de trabajos, proyectos o prácticas realizadas en empresas.
- Certificaciones y cursos: Certificaciones o cursos relacionados con la administración, contabilidad, informática o secretariado.
- Información adicional: Cualquier otra información relevante que pueda ayudar a destacar su candidatura, como experiencia en trabajo en equipo, liderazgo, adaptabilidad y habilidades para manejar varias tareas a la vez.
Es importante también asegurarse de que el currículum esté bien estructurado, legible y libre de errores ortográficos, y que esté adaptado al puesto al cual estás aplicando. Además, puedes incluir un apartado con objetivos en tu currículum; pese a que no es obligatorio un párrafo donde expliques tus motivaciones y donde te gustaría llegar en tu carrera profesional al mismo tiempo que alineas estos objetivos con la realidad de la empresa a la que estás aplicando es un criterio que muchos empleadores y departamentos de recursos humanos valoran especialmente.