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Si piensas que tu trabajo necesita un poco de organización en cada una de las acciones que realizas, es que aún no se aplica una metodología correcta para hacer las cosas. En este sentido, te recomendamos que eches un vistazo al artículo que tenemos aquí donde te explicamos una de las mejores metodologías a nivel mundial para la organización y efiencia en el trabajo: Getting Things Done (GTD).
Qué es la metodología GTD (Getting Things Done)
La metodología GTD (Getting Things Done) se trata de una de las técnicas más utilizadas en entornos laborales (y personales) con mayor eficiencia y eficacia a nivel mundial. Esta se divide en cinco pasos que permiten a los individuos gestionar aquellas tareas que deben realizar con el objetivo de tenerlas presente, organizarse y repartirse tareas en los equipos, así como tener control de lo que se hace y no. Si bien puede parecerte algo complejo y complicado, lo cierto es que es realmente sencillo de aplicar una vez que conozcas la técnica para gestionar tus tareas.
¿Cuándo aplicar el método de productividad GTD en mi trabajo?
Si deseas saber si necesitas o no aplicar esta metodología de gestión en tu trabajo o en tu equipo, te echamos una mano para decidirte:
- Tienes muchas tareas que hacer y necesitas tener un control sobre lo que llevas
- Tienes que tener organizado todo lo que vas a hacer, así como darle prioridad
- Necesitas terminar aquello que comienzas, así como darle importancia a lo que necesitas frente a otras cosas
- Controlas diferentes roles en una empresa, lo que te hace decidirte por diferentes cosas según el momento
- No quieres olvidarte de pequeños detalles de tu día a día y necesitas un refuerzo para acordarte
- Necesitas un control para tus proyectos personales, más que para proyectos profesionales
¿Cuántos pasos tiene el método Getting Things Done?
Una vez sepamos si queremos o no aplicar esta metodología en nuestro trabajo, conviene saber cómo lo vamos a hacer. Para empezar, deberemos hacernos cargo de herramientas que nos permita la gestión. Te recomendamos: Todoist, Trello, Evernote o Focus To Do entre otras.
La aplicación de la metodología Getting Things Done (GTD) en entornos laborales se realiza de la siguiente manera:
CAPTURAR
Debemos hacernos cargo de tantas tareas que tengamos en mente y por hacer cuanto podamos. Te recomendamos que hagas un brainstorming mental con todo aquello que se te ocurra que debes poner y no debes olvidar.
CLARIFICAR
Recopilada la información, toca crear las acciones claras para lo propuesto en el apartado de capturar. Encuentra una justificación poniendo un KPI válido. Por ejemplo, si necesitamos revisar nuestro correo y ordenar el email que recibimos, la tarea será «Revisar el correo» mientras que su KPI o validación de la tarea será «Correo revisado y ordenado». Una vez lo hagamos, lo marcamos como hecho (como veremos luego).
ORGANIZAR
Definidas todas las tareas, debemos organizarlas en el calendario según una fecha, hora y prioridad. Te recomendamos adjuntar toda la información y documentación necesaria para cumplimentar las tareas. Esto quiere decir que si una tarea es «Revisar el documento PDF de la empresa», se adjunte el documento PDF que tengamos que revisar. Por otro lado, hay que ser MUY realistas con lo que vayamos a organizar y el tiempo que tenemos. No aglutinemos todo en un mismo día si sabemos que es algo difícil que cumplamos todo.
REVISAR
Una vez hecho todo, solo tendremos que revisar y actualizar la lista de tareas de vez en cuando en busca de cosas que hacer o mejorar. Marca como tarea hecha aquellas que ya tengas o duplícalas si las harás más veces en ocasiones posteriores.
EJECUTAR
Por último, prioriza aquellas que debes ejecutar con mayor brevedad frente a aquellas que son banales. La metodología GTD te permitirá tener una visión clara de lo que debes hacer, por lo que tienes libertad de ordenarlas según tus preferencias.