Es el día a día de muchos trabajadores, incluso de los responsables de equipo o jefes de departamento. Todo el mundo se enfrenta a diario a las eternas preguntas: ¿qué es más importante? ¿Qué es más urgente? ¿Qués tareas debo priorizar, las tareas urgentes o importantes? La frenética actividad de la jornada laboral nos impide muchas veces responder correctamente a estas cuestiones, pero no hay nada que no podamos conseguir con los consejos adecuados. Aprende a priorizar tus tareas en el trabajo con los trucos que te proponemos a continuación.
Diferencia entre tarea urgente y tarea importante
Pues bien, si quieres aprender a priorizar mejor todas tus tareas, con el objetivo de ser mucho más productivo y eficiente, lo primero que debes conocer es la diferencia entre las tareas urgentes y las importantes.
En primer lugar, las tareas importantes son aquellas que, llevándolas a cabo, te reportarán un beneficio claro, habitualmente relacionado con la consecución de tus objetivos o con los objetivos de tu organización. Algo es importante si te acerca a tus objetivos.
Y, en segundo lugar, las tareas urgentes son aquellas que tienen una fecha límite. En cuanto esa fecha límite, que no se puede aplazar, se acerca, esa tarea se convierte en urgente. También determinará esa urgencia el tiempo que requiere esa tarea para llevarse a acabo.
Y por supuesto, es posible encontrar también tareas que son urgentes e importantes al mismo tiempo, y seguro que has deducido que son estas últimas a las que deberás otorgar la máxima prioridad. En general, podemos diferenciar entre cuatro tipos de tareas:
1. Tareas urgentes e importantes
Son las tareas más prioritarias, las que harán que dejes todo lo demás en pausa para ocuparte de ellas. Deben hacerse sí o sí.
2. Tareas urgentes no importantes
Estas tareas deben hacerse con cierta prioridad, pero teniendo en cuenta que no generan ningún valor. Por lo tanto, lo más habitual y lo recomendable es que, si puedes, las delegues entre tus compañeros o colaboradores.
3. Tareas no urgentes pero sí importantes
Estas tareas deben incluirse en tu planificación, y deberás encargarte de ellas cuando así lo hayas decidido. De lo contrario, ten claro que tarde o temprano se convertirán en tareas urgentes e importantes.
4. Tareas no urgentes ni importantes
Lo más frecuente es que estas tareas se eliminen, si es posible. Y si no es posible, se tendrá en cuenta que muy probablemente se convertirán en tareas urgentes no importantes.
Métodos para priorizar las tareas en el trabajo
Tener este esquema claro te ayudará a identificar todas las tareas que tienes por delante, a priorizarlas y a gestionarlas de la manera más eficiente posible. Al mismo tiempo, esta forma de dividir las tareas, conocida como matriz de Eisenhower, es tremendamente útil para trabajar con el tiempo suficiente para ser más resolutivo en el trabajo, lo que aportará una capacidad de respuesta ante los imprevistos mucho mayor.
Pero esta teoría no es la única que hay que tener en cuenta si se quiere ser más eficiente en el trabajo, gestionando de forma más efectiva las tareas en función de su urgencia e importancia. Habrá que tener muy presente una lista clara y definida con las metas profesionales a alcanzar a corto, medio y largo plazo, y esta lista se convertirá en nuestra hoja de ruta.
Por otro lado, ayuda mucho crear un horario dentro de nuestra jornada laboral, en el que distribuyamos el tiempo que le vamos a dedicar a cada tipo de tarea. En este sentido, habrá que tener en cuenta dos cuestiones importantes. La primera es la regla del 80/20, que establece que solo el 20 % de las tareas producirá hasta el 80 % de los resultados esperados.
Y la segunda cuestión tiene que ver con tus superiores. Si tienes un jefe, es muy probable que cambie constantemente la lista de prioridades que te habías preparado, pasando algunas tareas de no urgentes a urgentes, y otras importantes a no importantes, por ejemplo. Tu planificación deberá ser lo suficientemente flexible para poder adaptarte a estos cambios sin dificultades.