En la actualidad, existen distintas situaciones donde hay que informar a un cliente para que efectúe una compra. En este tipo de casos, es ideal crear un modelo de factura proforma.
En este artículo, abordaremos en qué consiste, cómo se realiza y la diferencia que presenta en la elaboración de un presupuesto, entre otros aspectos.
¿Qué es una factura proforma?
Existe un procedimiento de negociación antes de ejecutar una venta de un servicio o producto. Hay un elemento imprescindible en la acreditación de los procesos de compraventa que se denomina factura. Entre los distintos tipos de factura, encontramos una que es una especie de borrador. Hablamos de la factura proforma.
En esta factura provisional, se incluyen todas las condiciones del trato. En definitiva, se trata de una factura que proporciona información y no tiene validez jurídica.
¿Cuándo se suele utilizar?
El envío de este tipo de factura suele ser habitual, pero no es obligatorio. Es realmente útil para mostrar la operación que se va a hacer y cambiar las cláusulas que se desean.
En el ámbito de los negocios internacionales, la factura proforma es necesaria. El objetivo es detallar los costes de aduanas y los requisitos para la importación. Asimismo, esta factura se utiliza para:
- Acreditar una compraventa, donde está pendiente el cobro y la recepción del servicio o producto.
- Precisar los términos en que se efectuara la negociación.
- Mandar propuestas comerciales entre compradores y vendedores.
¿Qué contenido tiene?
La factura proforma suele tener tanto las características como el formato de una factura común. Lo más importante es que esta factura tiene que proporcionar información sobre la cantidad y el concepto de la compraventa. Además, encontramos otros elementos esenciales:
- La fecha de emisión.
- Un encabezado en el que se vea claro que es una factura proforma.
- La identificación del comprador, incluyendo nombre, NIF, domicilio o dirección fiscal, datos de contacto y número de IVA.
- La identificación del proveedor, con los mismos datos.
- Los impuestos que se apliquen, que en la factura definitiva se tendrá que declarar a Hacienda.
Esta factura, en conclusión, tiene toda la información para que el cliente sepa los detalles de la operación que se llevará a cabo.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y un presupuesto?
Es habitual confundir el presupuesto con la factura proforma, puesto que las dos coinciden en su propósito. Ambas tienen el fin de informar al comprador sobre el coste y las condiciones de la operación.
No obstante, la factura proforma representa la existencia de un compromiso por parte del cliente. En cambio, el presupuesto simplemente reconoce que hay un interés. Igualmente, ninguna asegura la transacción de un pago.
¿Cuál es la diferencia entre la factura ordinaria y la proforma?
Entre estos dos tipos de factura, la diferencia fundamental es la validez jurídica, tanto fiscal como contable. La factura proforma no es un documento que tenga validez en relación con Hacienda. Esta no obliga a efectuar ninguna operación.
Como resultado, se trata de un borrador de lo que luego se hará la factura ordinaria. La segunda, que es la definitiva, se apuntará en la contabilidad del distribuidor y lo declarará como ganancia.
En conclusión, es conveniente saber para qué sirve cada una, así como sus diferencias. El objetivo es saber distinguirlas adecuadamente para no cometer ningún error a la hora de organizar una compraventa.